|
Aastra CMG Visit 7.5 är ett verktyg för hantering av företagets gäster i fyra steg; förberedelse för registrering, välkomnande och registrering i receptionen, internt omhändertagande och slutligen möjlighet till rapportering
Alla steg är starkt integrerade och bygger på samma besöksuppgifter. Rutinen är effektiv och ger framför allt besökaren en känsla av att vara väntad och välkommen.
Informera och förbered
Förberedelserna påbörjas när du kommer överens om ett möte på arbetsplatsen. Inga komplicerade åtgärder krävs. Kontorsmedarbetaren anger bara grundinformation om det planerade mötet i Visit-modulen i Office Web. Uppgifterna integreras automatiskt i CMG-databasen och finns tillgängliga för telefonister/receptionister och även för den som ska vara värd vid besöket. Även grupper av besökare kan hanteras i Visit-systemet.
Besökare känner sig väntade och välkomna
Besökaren känner sig väl mottagen redan från början när receptionisten hälsar med namn. Besökaren kan enkelt registrera sig på datorterminalen för självregistrering, inklusive exakt tid, bil på företagets parkering osv. och med en musklickning skrivs en besöksbricka ut. Ett meddelande (via e-post eller SMS) om att besökaren har anlänt skickas automatiskt till värden. Det blir en naturlig och serviceinriktad rutin att förse besökaren med kaffe, dagstidning och liknande medan hon/han väntar på värden. I princip gör man en nödvändig säkerhetsåtgärd till en positiv, relationsskapande handling. Stödet för streckkodsläsare gör att det är det går snabbt att checka ut en stor grupp av besökare.
Besökare är nåbara
Eftersom besökare finns i företagets CMG-databas kan telefonisten enkelt kontakta honom eller henne via den anställde som besöks. Besökaren är alltså inte avskuren från omvärlden under sin vistelse på företaget. Detta förstärker känslan av VIP-behandling och ger en tydlig bild av ett välfungerande, serviceinriktat företag, både till besökare, personer som försöker nå dem och företagets egna anställda.
|
